TRAITEMENT DES DONNÉES À CARACTÈRE PRIVÉ

(Dernière modification: 25/10/2023)

1. Introduction
2. Nature des données traitées
3. Finalité du traitement des données
4. Partage de vos données
5. Vos droits en tant que client et utilisateur
6. La sécurité des données traitées
7. Temps de sauvegarde des données récoltées
8. Utilisation des Cookies
9. Adresses de contact

1)   Introduction

Suite au nouveau “RÈGLEMENT (UE) 2016/679 DU PARLEMENT EUROPÉEN ET DU CONSEIL du 27 avril 2016 relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (règlement général sur la protection des données)” (https://eur-lex.europa.eu/legal-content/FR/TXT/HTML/?uri=CELEX:32016R0679), nous avons mis jour nos règlements concernant le traitement et la sauvegarde de vos données personnelles.

Nous devons traiter des informations vous concernant en vue, notamment, de créer et gérer votre “compte client” ainsi que tous les services nécessaires à Cociter sc dans le cadre de ses activités et de l’exécution de ses obligations contractuelles. Dans le cadre de ces traitements, Cociter sc s’engage à traiter vos données de manière confidentielle conformément aux dispositions légales en vigueur.

Cociter sc veille à vous garantir la transparence et à la protection des données personnelles. Afin de vous informer sur la façon dont nous traitons vos données, nous avons décrit dans le présent document les détails des traitements opérés par Cociter sc et ses coopératives associées (ci-après “Cociter sc” ou “nous“) tant dans le cadre de l’exécution d’un contrat conclu avec un client (ci-après le “client“) que lors de l’accès et/ou l’inscription de toute personne qui n’a pas encore conclu de contrat avec Cociter sc (ci-après “l’utilisateur“) (ou dénommés conjointement “vous”). Nous tenons à vous vous informer sur la façon dont vos données à caractère personnel sont collectées et traitées par Cociter sc, et dont elles peuvent, le cas échéant, être transmises à des tiers.

2)   Nature des données traitées?

2.1. En ce qui concerne la fourniture des produits et services proposés par Cociter sc

Pour bénéficier des produits ou services proposés par Cociter sc, vous devez au préalable conclure un contrat et fournir à Cociter sc des données personnelles vous concernant. Les catégories de données susceptibles d’être traitées dans ce cadre sont, notamment :

• Les données d’identification telles que par exemple: nom, prénom, date de naissance, langue, adresse postale, adresse électronique, numéro de téléphone portable et/ou numéro de téléphone fixe, copie de la carte d’identité.
• Les données de facturation telles que par exemple: adresse de facturation, numéro de compte bancaire, mandat de domiciliation (le cas échéant).
• Si vous êtes déjà Client Cociter sc, les données contractuelles telles que par exemple: référence client, tarif, produit, promotion, contrat.
• Les données relatives à votre habitation telles que par exemple : la présence de panneaux photovoltaïques.
• Les données de consommation énergétique telles que par exemple : numéro de compteur, code EAN, relevé d’index, volume de consommation.
• Les communications entre vous et Cociter sc au moyen des voies de communication disponibles, telles que courrier postal, courrier électronique, téléphone et SMS.

2.2. En ce qui concerne l’utilisation des sites web et des applications Cociter sc

Lors de votre inscription et/ou de l’utilisation des services Web de Cociter sc, nous collectons et traitons des données à caractère personnel vous concernant. Ces données sont collectées lors de votre accès et/ou votre inscription aux services Web sur le site web www.cociter.be ainsi que lors de toute utilisation ultérieure.

Les informations éventuellement collectées lors de chaque accès au site par tout utilisateur sont par exemple: l’adresse IP qui vous est attribuée lors de votre connexion, la date et l’heure d’accès au site web ou à l’application, les pages consultées, le type de navigateur (browser) utilisé; la plate-forme et/ou le système d’exploitation installé sur l’appareil (ordinateur, tablette, smartphone, …); le moteur de recherche ainsi que les mots-clés utilisés pour retrouver le site.

2.3. Données personnelles provenant de partenaires tiers 

Il est possible que nous recevions des données personnelles vous concernant de nos partenaires tiers, tels que des sous-traitants avec lesquels nous collaborons pour offrir un service, des annonceurs ou autres partenaires qui ont récolté vos données (Engie, comparateurs, coopératives auxquelles vous appartenez, etc.). Ces transferts de données sont toujours effectués dans le respect de la législation applicable.

Il n’est également pas à exclure que nous traitions des données publiques vous concernant.

2.4. Données sensibles

Cociter sc s’engage à ne pas utiliser vos données personnelles sensibles telles que les données relatives à votre orientation sexuelle, à vos croyances religieuses ou politiques, à votre santé ou à votre appartenance ethnique.

Si vous bénéficiez d’un tarif spécifique en raison de votre situation sociale, Cociter sc traitera cette donnée afin de vous proposer le tarif adapté à votre situation.

3) Finalité du traitement des données

Quand est-ce que vos données sont-elles susceptibles d’être collectées et traitées par Cociter sc ?

3.1. Lors de l’exécution de votre contrat

Vos données sont traitées par Cociter sc lors de la conclusion d’un contrat relatif à la fourniture de produits et services proposés par Cociter sc.

Cociter sc utilise ainsi notamment vos données :

• pour la fourniture des produits et services commandés;
• pour la création, la validation et le suivi de votre dossier client;
• lors d’éventuels échanges d’informations vous concernant avec les gestionnaires de réseaux;
• pour l’établissement, l’émission et le recouvrement éventuel des factures et notes de crédit;
• dans le cadre de la gestion générale de la relation client, notamment: la comptabilité, le service après-vente, l’envoi de notifications, le traitement de vos questions, de vos réclamations, de vos communications.

3.2. Dans le cas où nous avons un intérêt légitime à utiliser vos données

En plus des traitements liés à l’exécution de votre contrat, le groupe Cociter sc, en tant que groupe de coopératives associées, dispose d’un intérêt légitime à procéder à des traitements qui ne sont pas directement nécessaires à l’exécution de votre contrat. Une analyse de chacun de ces traitements a préalablement été effectuée afin de garantir le respect de votre vie privée. Nous pouvons vous transmettre le résultat de ces analyses sur simple demande à l’adresse rgpd@cociter.be.

Ci-dessous vous trouverez un aperçu des traitements qui sont fondés sur notre intérêt légitime :

• Cociter sc peut traiter vos données afin de défendre ses intérêts lors de la gestion de contentieux, de litiges et/ou de procédures judiciaires;
• Vos données peuvent être traitées dans le cadre d’un audit des sociétés du groupe Cociter sc par des sociétés tierces;
• Cociter sc traite vos données à des fins d’analyse et, notamment: l’analyse du comportement de nos Clients, analyse des cas de fraude, analyse de risque, analyse statistique. Le résultat de ces analyses permet l’amélioration de nos services, la mise en place de mesures de rétention de clientèle ainsi que l’établissement de rapports;
• Cociter sc utilise vos données afin de simplifier votre parcours client et, d’éviter par exemple que vous ne soyez contraint de fournir plusieurs fois des informations déjà transmises précédemment;
• Vos données peuvent être utilisées à des fins de rétention, pour vous proposer par exemple un tarif plus avantageux que celui dont vous bénéficiez;
• Vos données sont utilisées dans le cadre de la mise à jour continue de nos systèmes informatiques : ainsi, vos données sont utilisées dans le cadre de tests nécessaires aux développements informatiques que nous mettons en place;
• Vos données peuvent être utilisées pour l’évaluation, l’amélioration et le développement continus de nos systèmes, processus, campagnes publicitaires et ce, grâce par exemple à des simulations, des enquêtes de satisfaction ou encore l’analyse de vos données de navigation sur notre site internet.

3.3. Pour respecter des obligations légales

Cociter sc est susceptible de traiter vos données afin de respecter toutes ses obligations légales. Ces obligations nécessitent le traitement de vos données à caractère personnel, y inclus les obligations suivantes :

• Cociter sc traite vos données afin de pouvoir remettre des rapports et des études sur demande des régulateurs du marché de l’énergie (CREG, VREG, CWaPE et Brugel);
• Cociter sc traite vos données afin de répondre aux questions des autorités judiciaires (SPF justice, services de Police, juge d’instruction, cours et tribunaux, Service de Médiation de l’Energie, etc.) économiques et fiscales ;
• Le cas échéant, Cociter sc traite vos données (potentiellement sensibles) afin de pouvoir vous octroyer un tarif adapté en raison de votre situation sociale.

3.4. Pour vous informer avec votre consentement

Uniquement avec votre consentement et conformément à la réglementation actuelle, Cociter sc peut utiliser vos données afin de:

• Vous adresser ses mails d’information client;
• Communiquer vos données personnelles aux autres coopératives associées afin de vous proposer des offres associatives.

Vous avez la possibilité de gérer vos consentements à tout moment (voire article 5.5).

4) Partage de vos données

4.1. Vente de vos données

Nous vous garantissons que vos données ne sont pas vendues à des sociétés tierces.

4.2. Communication des données aux Sous-traitants 

Les sous-traitants avec lesquels nous travaillons sont soumis à des règles strictes de confidentialité et ne peuvent, sans votre accord, utiliser vos données pour d’autres fins que celles que nous leur imposons.

Vos données sont uniquement communiquées à nos sous-traitants afin de nous permettre d’effectuer une partie des tâches prévues par le présent règlement de protection de la vie privée.

Ainsi, vos données sont susceptibles d’être traitées par les sous-traitants suivants:

• Nos partenaires opérationnels : ces partenaires nous aident dans l’accomplissement de certaines tâches pratiques : imprimer des factures, mise sous enveloppe, etc. ;
• Nos partenaires de fourniture des produits et services : ces entreprises agissent pour le compte de Cociter sc dans le cadre de la fourniture des services proposés par Cociter sc;
• Nos partenaires informatiques: nous recourrons à des sociétés externes pour développer, améliorer, modifier, sécuriser, nos systèmes informatiques ou encore pour mettre à disposition des applications, outils, services, etc. utilisés dans le cadre des activités du groupe Cociter sc;
• Cociter sc peut communiquer vos données à des huissiers, avocats, banques et sociétés de recouvrement;

5) Vos droits en tant que client et utilisateur

Concernant le traitement de vos données personnelles vous avez toute une série de droits. Cociter sc fera tout pour satisfaire à vos demandes dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans un délai d’un mois à compter de la réception de la demande (dans la mesure du possible).

Vos droits en détail :

5.1. Droit d’accès à vos données

• Si vous êtes un client ou un ancien client de Cociter sc, vous avez le droit de consulter vos données personnelles à tout moment sur demande par téléphone ou par e-mail via l’adresse rgpd@cociter.be.
• Si vous n’êtes pas un client ou un ancien client de Cociter sc,  vous pouvez faire une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.
• Suite à votre demande d’accès, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité ou une composition de ménage.

5.2. Droit de rectification de vos données

Si vous êtes un client ou un ancien client de Cociter sc et que vous constatez qu’une ou plusieurs de vos données sont incorrectes, vous avez la possibilité de demander la modification de vos données. Pour certaines d’entre elles (par exemple : votre nom de famille ou votre numéro de compte bancaire) une demande spécifique devra nous être adressée afin que nous puissions procéder à une vérification de votre identité avant de procéder à la modification.

Si vous n’êtes pas un client ou un ancien client de Cociter sc, vous pouvez faire une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

Suite à votre demande de rectification, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité ou une composition de ménage.

5.3. Droit de demander d’effacer vos données

Si vous souhaitez demander la suppression de vos données chez Cociter sc, vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

Attention, si vous êtes un Client ou un ancien Client de Cociter sc, certaines de vos données doivent obligatoirement être conservées pour les raisons suivantes :

• Clients actuels: nous avons besoin de conserver vos données : (a) pour la bonne exécution de votre contrat, c’est-à-dire pour continuer à fournir nos biens et services, envoyer des factures, etc. ; (b) pour nous permettre de respecter nos obligations légales de conservation (principalement obligation comptables et fiscales).
• Anciens Clients: nous conservons également  vos données : (a) s’il reste une somme due, c’est à dire si toutes vos factures chez Cociter sc n’ont pas encore été réglées ou si nous devons encore effectuer un paiement en votre faveur ; (b) afin de pouvoir répondre à toute question ou plainte postérieurement à la fin du contrat ; ou (c) pour nous permettre de respecter nos obligations légales de conservation de données (principalement obligations comptables et fiscales).

Une demande de suppression peut par conséquent être refusée si vous êtes effectivement Client Cociter sc ou si vous l’avez été au cours des dix dernières années.

A la suite de votre demande, il est en outre possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité ou une composition de ménage.

Lorsque votre demande est adressée par voie postale, cette dernière doit par ailleurs obligatoirement être signée et accompagnée d’une copie de votre carte d’identité.

5.4. Droit de demander une copie de vos données personnelles et d’en demander le transfert à un tiers (droit à la portabilité) 

Si vous êtes un client ou un ancien client de Cociter sc, vous avez le droit de recevoir une copie des données que vous nous avez transmises.

Si vous n’êtes pas un client ou un ancien client de Cociter sc, vous pouvez faire une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

A la suite de votre demande, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité ou une composition de ménage.

5.5. Droit de modification de vos consentements

Si vous êtes un client ou un ancien client de Cociter sc, vous pouvez facilement gérer vos préférences relatives à certains traitements de vos données sur demande. Ces demandes de modification seront traitées immédiatement mais leur mise en œuvre ne sera pas forcément immédiate en fonction de contraintes informatiques et techniques de Cociter sc.

Si vous n’êtes pas un client ou un ancien client de Cociter sc, vous pouvez faire une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

5.6. Droit de demander la limitation du traitement de vos données

Vous pouvez obtenir la limitation d’un traitement lorsque vous vous êtes opposé à ce traitement, lorsque vous contestez l’exactitude des données ou lorsque vous estimez que ce traitement est illicite.

Vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

A la suite de votre demande de rectification, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité ou une composition de ménage.

5.7. Droit  d’opposition au traitement automatique de vos données

Certains traitements de données se font de manière automatisée sans intervention humaine. Vous avez le droit de vous opposer à ces traitements en justifiant votre demande. Il est évidemment possible que votre demande soit refusée pour des motifs légitimes et légaux (par exemple : la lutte contre la fraude).

Vous pouvez exercer votre droit en adressant une demande par courrier aux adresses figurant au point 9.1.

Suite à votre demande, il est possible que nous souhaitions vérifier votre identité. Cette vérification peut nécessiter la transmission de données supplémentaires comme une copie de la carte d’identité ou une composition de ménage.

6) La sécurité des données traitées

6.1. Mesures au niveau technique et organisationnel

Cociter sc prend les mesures techniques et organisationnelles nécessaires pour garantir la sécurité de vos données personnelles.

Nous mettons tout en œuvre pour  prévoir des mesures pour empêcher, dans toute la mesure du possible :

• les accès ou modifications non autorisés aux données personnelles, seules les personnes autorisées dans le cadre de leur fonction ont accès à vos données personnelles ;
• l’usage inadéquat ou la divulgation de vos données personnelles ;
• la destruction ou la perte de vos données personnelles.

Nos systèmes informatiques sont protégés par des systèmes multiples (firewall, antivirus, backup, etc.) afin de garantir la sécurité, l’intégrité et la sauvegarde de vos données personnelles et afin de faire face à toute attaque de piratage.

Enfin, tous les employés de Cociter sc ayant accès à ces données sont soumis à une obligation stricte de confidentialité.

Cociter sc ne saurait toutefois être tenue pour responsable en cas de problème survenant avec de tout ou partie de ces données par l’intervention d’un tiers et ce, malgré toutes les mesures de sécurité adoptées.

7) Temps de sauvegarde des données récoltées

Cociter sc conserve les données personnelles de ses clients et utilisateurs durant toute la durée nécessaire à la réalisation des contrats conclus (cf. point 3).

Cociter sc peut par ailleurs continuer à garder des données personnelles concernant un ancien client (client inactif) :

1. s’il reste une somme à payer, c’est à dire si toutes vos factures à Cociter sc n’ont pas encore été réglées ou si Cociter sc doit encore effectuer un paiement en votre faveur ;
2. pour pouvoir répondre à une question ou plainte après clôture du contrat ;
3. pour respecter nos obligations légales de conservation (principalement comptables et fiscales).

8)   Politique d’utilisation des Cookies

8.1. Qu’est-ce qu’un cookie ?

Un « cookie » est un fichier texte contenant des informations sauvegardées par un site web sur votre ordinateur ou par une application mobile sur votre smartphone ou tablette. Les cookies permettent de vous identifier et de mémoriser différentes informations afin de vous faciliter la navigation sur un site/une application mobile, d’assurer le bon fonctionnement de ceux-ci ou de les rendre plus efficace, par exemple en mémorisant vos préférences linguistiques.

8.2. Utilisation des cookies

Nous utilisons un minimum de cookies pour différentes raisons.

Cookies indispensables à la navigation sur le site ou nécessaire pour garantir un service demandé par l’utilisateur. Supprimer ce genre de cookie peut entrainer l’indisponibilité de ces services.

Cookies de préférence qui recueillent certains choix utilisateur, comme par ex. la langue choisie lors de votre première visite.

8.3. Paramétrage des cookies

Pour supprimer, désactiver ou accepter les cookies de notre site Web vous pouvez configurer les paramètres de votre navigateur.

Chaque Browser (Internet Explorer, Safari, Firefox, Google Chrome, etc. ou son équivalent sur Smartphone ou tablette) a son propre mode de gestion de cookies. Vous pouvez aller sur le site suivant pour de plus amples informations :  http://www.allaboutcookies.org/fr/gerer-les-cookies/.

8.4. Fonctionnement sans cookies ? 

Notre Site reste fonctionnel sans cookies mais certaines interactions pourraient ne pas fonctionner normalement.

10) Contact

10.1. Responsable de traitement

COCITER  – Comptoir Citoyen des Energies sc

Responsable de la Protection des Données :
rgpd@cociter.be

Contact clients :
info@cociter.be
Tél. : 080 68 57 38, le lundi et le vendredi de 9h à 12h

Bureau à Elsenborn
Unter den Linden  5/E/1
4750 Elsenborn
Tél. : 080 68 57 38

Siège social
Grand’Rue, 4
7900 Leuze-en-Hainaut
Tél. : 080 68 57 38

Cociter – Comptoir Citoyen des Energies sc
Delta Lloyd Bank: IBAN : BE 64 1325 4067 9152 – BIC: BNAGBEBB
TVA/MwSt : BE 0508.727.881 – RPM Tournai

10.3. Autorité de protection des données (APD)

Vous disposez du droit d’introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données :

AUTORITÉ DE PROTECTION DES DONNÉES (APD)
Rue de la Presse, 35
1000 Bruxelles
Tél. : +32 (0)2 274 48 00
Fax : +32 (0)2 274 48 35
Email : commission@privacycommission.be
Site web: www.privacycommission.be